Glossaire Comptabilité Mandants& Loi Hoguet
Les notions-clés de l'audit de caisse de garantie, de la représentation des fonds mandants et de la Carte G expliquées par nos experts.
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Représentation des Fonds Mandants
Couverture intégrale des sommes dues par la trésorerie du compte mandants.
Situation dans laquelle la totalité des liquidités présentes sur le compte bancaire mandants de l'agence couvre intégralement les sommes dues aux propriétaires bailleurs, locataires et tiers. En vertu de la Loi Hoguet, tout écart négatif constitue une insuffisance de trésorerie et un risque majeur d'infraction réglementaire lors d'un audit de caisse de garantie (GALIAN, CEGC, SOCAF).
Voir la fiche complètePointe de Trésorerie & Attestation de Pointe
Niveau maximal d'engagements financiers atteint sur une période donnée.
Le calcul de la pointe de trésorerie correspond au niveau maximal d'engagements financiers (fonds détenus) atteint par le cabinet de gestion locative au cours d'une période donnée. L'attestation de pointe est le document officiel requis par les caisses de garantie financière pour s'assurer que les fonds gérés n'ont à aucun moment dépassé le plafond de garantie souscrit.
Voir la fiche complèteComptes d'Attente & Apurement
Comptes temporaires à apurer sous 30 jours pour éviter toute alerte rouge.
Compte comptable temporaire utilisé pour enregistrer des encaissements ou des décaissements dont l'imputation définitive ne peut être effectuée immédiatement. Un solde non apuré sur un compte d'attente depuis plus de 30 jours constitue une anomalie comptable prioritaire (alerte rouge) lors des contrôles et audits de caisse de garantie.
Voir la fiche complèteComptes Bailleurs Débiteurs
Solde négatif d'un bailleur : infraction directe à la Loi Hoguet.
Situation illégale au sens de la Loi Hoguet dans laquelle le compte d'un propriétaire bailleur présente un solde négatif (débiteur). Cela signifie que le cabinet a réglé des charges, des factures de travaux ou reversé des acomptes supérieurs aux fonds réels disponibles pour ce bailleur, utilisant ainsi indûment les fonds des autres mandants.
Voir la fiche complèteDépôt de Garantie & Délais de Restitution
Traçabilité et respect du délai légal de restitution (1 à 2 mois).
Somme versée par le locataire à l'entrée dans les lieux pour garantir l'exécution de ses obligations locatives. Conservée sur le compte mandants, la restitution du dépôt de garantie doit s'effectuer dans un délai légal maximal (1 à 2 mois selon l'état des lieux). Lors d'un audit, la traçabilité des retenues et le respect des délais de restitution font l'objet d'un contrôle rigoureux.
Voir la fiche complèteRapprochement Bancaire & Suspens Bancaires
Contrôle mensuel des écarts entre journal de banque et relevé réel.
Procédure de contrôle comptable consistant à comparer le solde du journal de banque mandants avec le relevé bancaire réel établi par l'établissement financier. Les écarts ou « suspens » (chèques non débités depuis plus d'un an, virements non identifiés, rejets) doivent être régularisés et justifiés dans le classeur d'audit.
Voir la fiche complèteExigibilité des Honoraires de Gestion
Interdiction de prélever les honoraires avant la prestation effective.
Règle réglementaire interdisant le prélèvement anticipé d'honoraires de gestion ou de location. Les honoraires ne peuvent être perçus par le cabinet qu'après l'accomplissement effectif de la prestation de gestion (quittancement ou acte réalisé) et sous réserve de la présence d'un solde créditeur suffisant sur le compte du mandat concerné.
Voir la fiche complèteCompte Bancaire Séparé (Loi Hoguet)
Compte étanche exclusivement dédié aux fonds mandants.
Obligation légale imposant l'ouverture d'un compte bancaire exclusivement affecté au dépôt des fonds, effets ou valeurs reçus pour le compte des mandants (propriétaires et locataires). Ce compte est totalement étanche vis-à-vis du compte de fonctionnement de l'agence immobilière.
Voir la fiche complèteApurement des Locataires Sortis
Clôture comptable des dossiers locataires ayant quitté le logement.
Procédure de clôture comptable d'un dossier locataire ayant quitté le logement. Elle consiste à solder les comptes présentant un reliquat créditeur ou débiteur, régulariser les charges locatives et solder le compte de dépôt de garantie afin d'éviter les anomalies de balances âgées lors des contrôles.
Voir la fiche complèteDéclaration de Chiffre d'Affaires & Barème de Garantie
Déclaration annuelle à la caisse pour renouveler la Carte G.
Déclaration annuelle obligatoire transmise par l'Administrateur de Biens à sa caisse de garantie (GALIAN, CEGC, SOCAF, etc.) récapitulant les honoraires encaissés et les fonds détenus. Ce document sert à réévaluer le montant de la prime d'assurance et le plafond de la garantie financière nécessaire au renouvellement de la carte professionnelle G.
Voir la fiche complèteQuittancement & Édition des Quittances de Loyer
Appel et encaissement des loyers, base de l'exigibilité des honoraires.
Le quittancement est l'opération mensuelle d'appel de loyer adressée au locataire, matérialisée par l'édition d'une quittance. La quittance de loyer atteste du paiement des sommes dues (loyer, provisions sur charges). En comptabilité mandants, la date de quittancement conditionne l'exigibilité des honoraires de gestion du cabinet.
Voir la fiche complèteRégularisation de Charges Locatives
Ajustement annuel entre provisions versées et charges réelles.
La régularisation de charges locatives est l'ajustement annuel entre les provisions sur charges versées par le locataire au fil de l'année et les charges réellement engagées sur son logement. Elle donne lieu à un décompte détaillé et, selon le cas, à un remboursement au locataire ou à un appel de complément.
Voir la fiche complèteCompte Propriétaire (Compte Bailleur)
Compte individuel de chaque propriétaire mandant, toujours créditeur.
Le compte propriétaire, ou compte bailleur, est le compte comptable individuel de chaque propriétaire mandant dans la comptabilité de l'agence. Il enregistre les loyers encaissés pour son compte, les charges et travaux payés pour lui, les honoraires prélevés et les reversements effectués. Il doit demeurer créditeur en permanence.
Voir la fiche complèteCompte Locataire
Compte individuel de chaque locataire : quittances, règlements, dépôt.
Le compte locataire est le compte comptable individuel de chaque locataire dans la comptabilité mandants. Il enregistre les quittances appelées, les règlements reçus, les régularisations de charges et le dépôt de garantie détenu. Son solde permet de suivre précisément les impayés et les trop-perçus.
Voir la fiche complèteBalance Générale Mandants
Photographie de tous les comptes mandants à une date donnée.
La balance générale mandants est l'état comptable qui présente, à une date donnée, le solde de l'ensemble des comptes de la comptabilité mandants : comptes bailleurs, comptes locataires, dépôts de garantie, comptes d'attente, comptes de banque et de tiers. C'est la pièce de départ de tout contrôle de caisse de garantie.
Voir la fiche complèteBalance Âgée Locataires
Ventilation des créances locataires par ancienneté de l'impayé.
La balance âgée locataires est l'état qui ventile les créances sur les locataires par tranches d'ancienneté (moins de 30 jours, 30 à 60 jours, 60 à 90 jours, plus de 90 jours). Elle mesure la réalité des impayés de loyers et pilote la politique de relance et de mise en jeu des garanties (GLI, cautions).
Voir la fiche complèteLettrage Comptable des Comptes Mandants
Association des règlements aux écritures qu'ils soldent.
Le lettrage comptable consiste à associer chaque règlement aux écritures qu'il vient solder : un encaissement locataire à sa quittance, un reversement au solde du bailleur, un paiement de facture à sa provision. Les écritures non lettrées constituent le reliquat à analyser avant chaque arrêté.
Voir la fiche complèteArrêté Comptable Mensuel
Clôture mensuelle des comptes mandants et édition des états.
L'arrêté comptable mensuel est la clôture périodique de la comptabilité mandants : rapprochement bancaire édité et signé, balance générale arrêtée, représentation des fonds calculée, reversements bailleurs exécutés et états archivés. Il rythme la tenue réglementaire du cabinet.
Voir la fiche complèteCarte Professionnelle « G » (Gestion Immobilière)
Titre obligatoire pour exercer la gestion locative d'immeubles.
La carte professionnelle « Gestion immobilière », dite Carte G, est le titre délivré par la chambre de commerce et d'industrie territoriale qui autorise l'exercice de la gestion immobilière et la détention de fonds de mandants. Sa délivrance et son renouvellement sont conditionnés à une garantie financière, à l'aptitude professionnelle et à une assurance de responsabilité civile professionnelle.
Voir la fiche complèteLoi Hoguet (Loi n°70-9 du 2 janvier 1970)
Cadre juridique des professionnels de l'immobilier et des fonds mandants.
La loi n°70-9 du 2 janvier 1970, dite Loi Hoguet, est le texte fondateur qui encadre les professions immobilières en France : condition d'aptitude professionnelle, carte professionnelle, garantie financière, compte bancaire séparé, mandat écrit préalable et règles strictes de détention des fonds de mandants.
Voir la fiche complèteGarantie Financière des Professionnels de l'Immobilier
Garantie des fonds détenus, condition d'exercice de la gestion locative.
La garantie financière est l'engagement pris par une caisse de garantie (GALIAN, CEGC, SOCAF…) ou un assureur de garantir, jusqu'à un plafond déclaré, les fonds, effets et valeurs détenus par le professionnel pour le compte de ses mandants. Elle est la condition légale de détention de fonds et de délivrance de la Carte G.
Voir la fiche complèteReddition de Comptes au Bailleur
Compte rendu périodique obligatoire au propriétaire mandant.
La reddition de comptes est l'obligation légale faite au gestionnaire de rendre compte périodiquement à chaque propriétaire mandant : reversement des sommes dues, arrêté de compte détaillé (loyers encaissés, charges payées, honoraires prélevés) et justification des opérations réalisées dans le cadre du mandat.
Voir la fiche complèteHonoraires de Gestion Locative
Rémunération du gestionnaire, prélevée selon des règles strictes.
Les honoraires de gestion locative sont la rémunération du cabinet pour l'exécution du mandat : quittancement, encaissement, régularisations, reddition de comptes, gestion des impayés et des travaux. Ils ne sont prélevables sur le compte mandants qu'après réalisation effective de la prestation et dans la limite du solde créditeur du mandat.
Voir la fiche complèteProvisions et Fonds Travaux
Sommes collectées en vue de travaux, à consommer sur pièces.
Les provisions travaux sont les sommes encaissées auprès des bailleurs (ou prélevées sur leurs comptes) en vue de financer des travaux sur leurs lots. Elles doivent être tracées par mandat et par chantier, consommées uniquement sur factures correspondantes, et le reliquat restitué ou réimputé en fin de chantier.
Voir la fiche complèteImpayés de Loyers & Garantie Loyers Impayés
Détection, relance et mise en jeu des garanties dans les délais.
Les impayés de loyers sont les créances du bailleur sur un locataire défaillant. Leur traitement comptable et opérationnel — détection par la balance âgée, relances documentées, mise en jeu de la garantie loyers impayés (GLI) ou de la caution dans les délais contractuels — conditionne le recouvrement effectif.
Voir la fiche complèteClasseur d'Audit (Dossier de Contrôle)
Dossier de pièces justificatives prêt à remettre au contrôleur.
Le classeur d'audit est le dossier organisé des pièces justificatives de la comptabilité mandants, prêt à être remis au contrôleur de la caisse de garantie : balances mensuelles, rapprochements bancaires signés, attestations de pointe, états des comptes d'attente, états des dépôts de garantie, déclarations annuelles.
Voir la fiche complèteUne notion vous concerne directement ?
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