Glossaire Comptabilité Mandants& Loi Hoguet
Les notions-clés de l'audit de caisse de garantie, de la représentation des fonds mandants et de la Carte G expliquées par nos experts.
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Représentation des Fonds Mandants
Couverture intégrale des sommes dues par la trésorerie du compte mandants.
Situation dans laquelle la totalité des liquidités présentes sur le compte bancaire mandants de l'agence couvre intégralement les sommes dues aux propriétaires bailleurs, locataires et tiers. En vertu de la Loi Hoguet, tout écart négatif constitue une insuffisance de trésorerie et un risque majeur d'infraction réglementaire lors d'un audit de caisse de garantie (GALIAN, CEGC, SOCAF).
Voir la fiche complètePointe de Trésorerie & Attestation de Pointe
Niveau maximal d'engagements financiers atteint sur une période donnée.
Le calcul de la pointe de trésorerie correspond au niveau maximal d'engagements financiers (fonds détenus) atteint par le cabinet de gestion locative au cours d'une période donnée. L'attestation de pointe est le document officiel requis par les caisses de garantie financière pour s'assurer que les fonds gérés n'ont à aucun moment dépassé le plafond de garantie souscrit.
Voir la fiche complèteComptes d'Attente & Apurement
Comptes temporaires à apurer sous 30 jours pour éviter toute alerte rouge.
Compte comptable temporaire utilisé pour enregistrer des encaissements ou des décaissements dont l'imputation définitive ne peut être effectuée immédiatement. Un solde non apuré sur un compte d'attente depuis plus de 30 jours constitue une anomalie comptable prioritaire (alerte rouge) lors des contrôles et audits de caisse de garantie.
Voir la fiche complèteComptes Bailleurs Débiteurs
Solde négatif d'un bailleur : infraction directe à la Loi Hoguet.
Situation illégale au sens de la Loi Hoguet dans laquelle le compte d'un propriétaire bailleur présente un solde négatif (débiteur). Cela signifie que le cabinet a réglé des charges, des factures de travaux ou reversé des acomptes supérieurs aux fonds réels disponibles pour ce bailleur, utilisant ainsi indûment les fonds des autres mandants.
Voir la fiche complèteDépôt de Garantie & Délais de Restitution
Traçabilité et respect du délai légal de restitution (1 à 2 mois).
Somme versée par le locataire à l'entrée dans les lieux pour garantir l'exécution de ses obligations locatives. Conservée sur le compte mandants, la restitution du dépôt de garantie doit s'effectuer dans un délai légal maximal (1 à 2 mois selon l'état des lieux). Lors d'un audit, la traçabilité des retenues et le respect des délais de restitution font l'objet d'un contrôle rigoureux.
Voir la fiche complèteRapprochement Bancaire & Suspens Bancaires
Contrôle mensuel des écarts entre journal de banque et relevé réel.
Procédure de contrôle comptable consistant à comparer le solde du journal de banque mandants avec le relevé bancaire réel établi par l'établissement financier. Les écarts ou « suspens » (chèques non débités depuis plus d'un an, virements non identifiés, rejets) doivent être régularisés et justifiés dans le classeur d'audit.
Voir la fiche complèteExigibilité des Honoraires de Gestion
Interdiction de prélever les honoraires avant la prestation effective.
Règle réglementaire interdisant le prélèvement anticipé d'honoraires de gestion ou de location. Les honoraires ne peuvent être perçus par le cabinet qu'après l'accomplissement effectif de la prestation de gestion (quittancement ou acte réalisé) et sous réserve de la présence d'un solde créditeur suffisant sur le compte du mandat concerné.
Voir la fiche complèteCompte Bancaire Séparé (Loi Hoguet)
Compte étanche exclusivement dédié aux fonds mandants.
Obligation légale imposant l'ouverture d'un compte bancaire exclusivement affecté au dépôt des fonds, effets ou valeurs reçus pour le compte des mandants (propriétaires et locataires). Ce compte est totalement étanche vis-à-vis du compte de fonctionnement de l'agence immobilière.
Voir la fiche complèteApurement des Locataires Sortis
Clôture comptable des dossiers locataires ayant quitté le logement.
Procédure de clôture comptable d'un dossier locataire ayant quitté le logement. Elle consiste à solder les comptes présentant un reliquat créditeur ou débiteur, régulariser les charges locatives et solder le compte de dépôt de garantie afin d'éviter les anomalies de balances âgées lors des contrôles.
Voir la fiche complèteDéclaration de Chiffre d'Affaires & Barème de Garantie
Déclaration annuelle à la caisse pour renouveler la Carte G.
Déclaration annuelle obligatoire transmise par l'Administrateur de Biens à sa caisse de garantie (GALIAN, CEGC, SOCAF, etc.) récapitulant les honoraires encaissés et les fonds détenus. Ce document sert à réévaluer le montant de la prime d'assurance et le plafond de la garantie financière nécessaire au renouvellement de la carte professionnelle G.
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