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État des lieux du portefeuille
Volume de lots gérés, logiciel en place, retards constatés, comptes bancaires mandants concernés et échéances réglementaires à tenir.
Renfort et externalisation de la gestion immobilière : tenir la production sans recruter dans l'urgence
Imotopia prend en charge, à distance et directement dans votre logiciel, tout ou partie de la comptabilité mandants et des tâches de gestion locative d'un administrateur de biens ou d'une agence immobilière : absence d'un collaborateur, croissance du portefeuille, retard accumulé ou période de contrôle.
Mis à jour le
Cadre de référenceGALIANSOCAFCEGCCarte GLoi Hoguet
Un départ non remplacé se lit dans la comptabilité mandants en quelques semaines.
Les encaissements s'accumulent sans affectation, les rapprochements bancaires glissent, les redditions de comptes prennent du retard et les comptes d'attente deviennent le réceptacle de tout ce qui n'a pas été traité. Reprendre la main tôt coûte nettement moins cher qu'un apurement de plusieurs exercices avant un contrôle.
Comment se déroule notre intervention, étape par étape ?
Chaque mission suit un déroulé cadré et documenté : cadrage du périmètre, collecte des pièces, analyse, régularisation et restitution. Vous savez à chaque étape ce qui est fait, ce qui reste à faire et quelles pièces seront remises à l'auditeur ou à votre caisse de garantie.
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Définition du périmètre repris
Ce que nous prenons en charge, ce qui reste chez vous, qui valide quoi : le partage des responsabilités est écrit avant le démarrage.
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Accès et prise en main
Ouverture d'un accès à distance à votre logiciel métier. Imotopia intervient sur Septeo, Orisha / Gercop, Lockimmo et Vilogi sans temps d'apprentissage.
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Résorption du retard
Traitement par priorité : encaissements non affectés, rapprochements bancaires, comptes d'attente, puis redditions en retard.
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Production courante
Prise en charge du cycle mensuel : quittancement, encaissements, reversements, rapprochements, reddition de comptes.
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Transmission ou poursuite
À la fin de la mission, procédures écrites et dossiers rendus propres, que vous repreniez en interne ou que vous prolongiez le renfort.
Quels sont les points de vigilance contrôlés ?
Notre intervention cible les 6 zones d'anomalies critiques redoutées par la caisse de garantie.
Encaissements non affectés
Rattachement des règlements locataires aux bons comptes et aux bonnes échéances.
Rapprochements bancaires
Remise à jour mois par mois jusqu'au rapprochement courant.
Comptes d'attente
Apurement des flux non identifiés hérités de la période non couverte.
Reddition de comptes
Rattrapage des comptes rendus de gestion dus aux propriétaires bailleurs.
Soldes propriétaires débiteurs
Détection et régularisation des situations débitrices côté bailleur.
Dépôts de garantie
Vérification de la traçabilité des DG conservés et des restitutions.
À lire dans l'actualité immobilière
Lire l'articleChecklist : les 12 points de contrôle à vérifier avant un audit de caisse de garantie
7 min · Audit & Conformité
Situations traitées
- Absence, arrêt ou départ d'un comptable mandants ou d'un gestionnaire
- Croissance du portefeuille plus rapide que l'équipe
- Reprise d'un portefeuille racheté à un autre cabinet
- Retard comptable accumulé sur un ou plusieurs exercices
- Période de contrôle de garantie financière à absorber
Modalités
- Intervention à distance sur votre logiciel, partout en France
- Missions de comptabilité mandants facturées au temps passé (TJM 450 € HT)
- Périmètre, interlocuteur et fréquence définis par écrit avant le démarrage
- Aucune migration d'outil imposée : nous travaillons dans le vôtre
Ce que vous récupérez
- Une comptabilité mandants à jour et justifiée
- Les procédures écrites correspondant aux traitements réalisés
- Un état des anomalies résiduelles et de leur plan de résorption
- Un dossier exploitable en cas de contrôle de votre caisse de garantie
Questions fréquentes
Quand faire appel à un renfort en gestion immobilière ?
Dès que la production courante n'est plus tenue : rapprochements bancaires en retard de plus d'un mois, redditions de comptes non envoyées, encaissements non affectés qui s'accumulent. Un renfort mobilisé à ce stade traite un retard circonscrit ; six mois plus tard, la même situation relève d'un apurement complet, plus long et plus coûteux.
Faut-il nous donner accès à notre logiciel ?
Oui, un accès à distance à votre environnement est nécessaire, avec les droits strictement utiles à la mission. Nous n'imposons aucun changement d'outil et ne réalisons aucune migration sans votre demande expresse.
Le renfort remplace-t-il un recrutement ?
Il couvre la période où le poste n'est pas pourvu et sécurise la production pendant ce temps. Beaucoup de cabinets conservent ensuite un renfort partiel sur la comptabilité mandants, en gardant la relation client et la gestion technique en interne.
Comment se termine une mission de renfort ?
Par une transmission : dossiers à jour, procédures écrites et liste des points restant à surveiller. L'objectif est que votre équipe puisse reprendre sans dépendance, ou que la poursuite soit un choix et non une contrainte.
Demander un renfort opérationnel
Expliquez-nous votre situation et le volume concerné : nous évaluons le périmètre mobilisable et la durée réaliste de la mission.