Checklist : les 12 points de contrôle à vérifier avant un audit de caisse de garantie
Avant chaque contrôle de caisse de garantie, les mêmes anomalies reviennent. Voici la checklist en 12 points utilisée par nos équipes pour évaluer, en moins d'une heure, le niveau de préparation d'une comptabilité mandants. Chaque point correspond à un contrôle réellement effectué par les auditeurs GALIAN, CEGC ou SOCAF.
1 à 4 · Trésorerie et cohérence bancaire
1. Représentation des fonds mandants à la date de pointe : la trésorerie du compte séparé doit couvrir 100 % des sommes dues aux mandants, y compris au pic d'encaissement.
2. Cohérence balance mandants / soldes bancaires : tout écart entre le total des soldes mandants et la trésorerie disponible doit être expliqué ligne à ligne.
3. États de rapprochement bancaire mensuels complets : douze états signés et archivés, sans mois manquant sur l'exercice contrôlé.
4. Suspens bancaires justifiés ligne à ligne : chèques en circulation, virements non identifiés et remises en attente doivent être datés et documentés.
5 à 8 · Comptes sensibles et affectations
5. Comptes d'attente soldés et documentés : aucun solde résiduel de plus de 30 jours, chaque mouvement rattaché à une pièce justificative.
6. Soldes propriétaires débiteurs identifiés et régularisés : un compte bailleur débiteur revient à faire financer un mandant par les fonds d'un autre.
7. Encaissements locataires intégralement affectés : aucun encaissement ne doit rester en attente d'imputation à la date d'arrêté.
8. Régularisations de charges soldées sur l'exercice : les appels de charges et leurs régularisations doivent être clos avant la clôture.
9 à 12 · Documentation réglementaire
9. Reddition de comptes à jour pour chaque mandant : obligation contractuelle et réglementaire, contrôlée par sondage lors de l'audit.
10. Séparation stricte fonds propres / fonds mandants : aucun flux croisé entre le compte de l'agence et le compte séparé.
11. Montant de garantie cohérent avec la pointe de trésorerie : le plafond souscrit doit couvrir le montant maximal détenu sur l'exercice, attestation de pointe à l'appui.
12. Carte G et attestations en cours de validité : carte professionnelle, attestation de garantie financière et déclaration de chiffre d'affaires à jour.
Comment utiliser cette checklist
Traitez les points dans l'ordre : les quatre premiers conditionnent tous les suivants. Un écart de représentation des fonds mandants rend inutile tout travail cosmétique sur la documentation.
Attribuez à chaque point un statut conforme / à corriger / bloquant, et datez la correction. Ce tableau de suivi constitue votre preuve de diligence face à l'auditeur.
Anticipez de 30 jours minimum : l'apurement des comptes d'attente et des suspens anciens demande des recherches auprès des banques et des mandants.
Ces 12 points couvrent l'essentiel du périmètre contrôlé par les caisses de garantie. Si l'un d'eux reste en suspens à quelques semaines de votre contrôle, l'équipe Imotopia peut intervenir directement sur votre logiciel de gestion pour l'apurer et préparer votre dossier d'audit.
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