Séparation des fonds propres et des fonds mandants : les bonnes pratiques bancaires
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La loi Hoguet impose aux professionnels de l'immobilier de détenir les fonds des mandants sur des comptes distincts de ceux de l'agence. Au-delà du principe, c'est l'organisation quotidienne qui fait la conformité : voici les pratiques bancaires qui résistent à un audit.
Le principe : deux circuits qui ne se croisent jamais
Le compte de l'agence reçoit exclusivement les fonds propres : honoraires facturés, remboursements de frais.
Le compte séparé mandants reçoit et paie tout ce qui appartient aux tiers : loyers, dépôts de garantie, charges, règlements fournisseurs des mandants.
Le seul flux autorisé entre les deux est le prélèvement des honoraires échus et facturés, justifié par une pièce.
L'organisation : les garde-fous à mettre en place
Un compte bancaire dédié par nature d'activité lorsque le volume le justifie, ou un compte séparé unique avec une comptabilité auxiliaire par mandant rigoureuse.
Des moyens de paiement distincts : chéquiers, cartes et accès de virement propres à chaque compte, sans délégation croisée.
Un rapprochement bancaire mensuel par compte, signé et archivé, qui démontre l'absence de flux croisé.
Le contrôle : ce que vérifient les auditeurs
L'auditeur rapproche le grand livre banque des relevés : tout virement entre compte propre et compte mandants sans facture sous-jacente est relevé.
Il vérifie que les honoraires prélevés correspondent aux mandats et aux factures émises.
Il s'assure que la trésorerie du compte séparé couvre en permanence les sommes dues aux mandants : la représentation des fonds.
Une entorse, même ponctuelle et remboursée, constitue un manquement à la garantie financière et peut être signalée à la caisse.
La séparation des fonds se prouve par des relevés et des rapprochements, pas par des intentions. Imotopia audite vos circuits bancaires et met en place les contrôles qui sécurisent votre garantie financière.
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