Reddition de comptes mandants : contenu obligatoire, fréquence et preuves
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La reddition de comptes est l'obligation qui lie le mandataire à ses mandants : chaque propriétaire doit pouvoir suivre, de façon régulière et documentée, tout ce qui a été encaissé et payé pour son compte. Contenu, fréquence et preuves attendues lors des contrôles.
Ce que doit contenir le compte rendu
Le détail des encaissements : loyers, charges, dépôts de garantie perçus pour le compte du mandant, avec dates et origine.
Le détail des décaissements : charges payées, travaux, honoraires prélevés, reversements effectués au mandant.
Le solde final du compte du mandant, créditeur ou débiteur, à la date d'arrêté du document.
Les pièces justificatives associées doivent être tenues à disposition : factures, quittances, appels de fonds.
Fréquence : ce que prévoient la loi et le mandat
Le mandat de gestion fixe la fréquence : mensuelle, trimestrielle ou annuelle ; le compte de gestion est en pratique édité à chaque reversement.
Au minimum une fois par an, un arrêté complet du compte du mandant doit être produit, y compris en l'absence de mouvement.
En fin de mandat, une reddition complète et définitive est due, avec remise des pièces au mandant ou au nouveau mandataire.
Les preuves attendues en cas de contrôle
Les auditeurs de caisse de garantie contrôlent la reddition par sondage : ils vérifient que les comptes de gestion ont été édités et transmis pour les mandats échantillonnés.
Conservez la preuve d'envoi : l'accusé d'envoi par courriel, le dépôt sur l'extranet propriétaire ou l'accusé postal datent l'exécution de l'obligation.
Un mandat sans compte de gestion édité sur l'exercice est un point relevé systématiquement en rapport d'audit.
Une reddition de comptes rigoureuse protège à la fois le mandant et le mandataire. Si votre production de comptes de gestion est en retard, Imotopia peut la reprendre et la fiabiliser dans votre logiciel.
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