Que contrôle un commissaire aux comptes sur une comptabilité mandants ?
Réponse courte
Le contrôle porte sur la séparation entre les fonds propres du cabinet et les fonds détenus pour le compte de tiers, sur la concordance entre la comptabilité mandants et la trésorerie réellement disponible, sur la justification des comptes d'attente et des soldes anormaux, et sur l'existence de procédures internes permanentes plutôt que de régularisations ponctuelles en fin d'exercice.
Explication détaillée
Pourquoi la séparation des fonds est-elle le premier point ?
Parce qu'elle conditionne tout le reste. Des fonds de mandants transitant par un compte du cabinet, ou des honoraires prélevés avant exigibilité, rendent impossible la démonstration de la représentation des fonds. Le contrôle vérifie donc d'abord l'architecture bancaire : quels comptes, pour quels flux, avec quelles autorisations de mouvement.
Quelle importance prennent les procédures ?
Une anomalie corrigée en fin d'exercice sans procédure associée réapparaît l'exercice suivant. L'examen porte donc autant sur la régularité du traitement — affectation quotidienne des encaissements, bouclage mensuel des rapprochements, revue périodique des soldes anormaux — que sur les soldes eux-mêmes à la date de clôture.
Quels justificatifs sont attendus ?
Des pièces issues du système de gestion, horodatées et régénérables : états de rapprochement, grands livres, détail des comptes d'attente, états des dépôts de garantie. Les tableaux reconstitués manuellement sont considérés comme des documents de travail, non comme des justificatifs opposables, puisqu'ils ne portent aucune trace d'origine.
Points de contrôle habituels
- Séparation effective des fonds propres et des fonds mandants
- Concordance entre comptabilité mandants et soldes bancaires
- Bouclage mensuel des rapprochements bancaires
- Justification des comptes d'attente par ancienneté
- Absence de comptes propriétaires débiteurs non expliqués
- Exigibilité des honoraires prélevés
- Traçabilité des dépôts de garantie détenus
- Existence de procédures internes écrites et appliquées
Faiblesses relevées le plus souvent
- Régularisations massives concentrées en fin d'exercice
- Rapprochements bancaires tenus hors du logiciel de gestion
- Procédures internes non écrites, dépendantes d'une seule personne
- Comptes d'attente justifiés globalement plutôt que ligne à ligne
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