Comment contrôler une comptabilité mandants ?
Réponse courte
Contrôler une comptabilité mandants revient à vérifier quatre choses : que la trésorerie bancaire couvre l'intégralité des sommes dues aux mandants, que chaque rapprochement bancaire est bouclé, que les comptes d'attente sont justifiés ligne à ligne, et qu'aucun compte propriétaire n'est débiteur. Le contrôle part de la balance générale mandants confrontée aux relevés bancaires, jamais de la seule comptabilité.
Explication détaillée
Par quel document commencer ?
Par la balance générale mandants à une date donnée, confrontée aux soldes bancaires de tous les comptes mandants à cette même date. Cette confrontation produit immédiatement le seul chiffre qui compte : l'écart entre ce que le cabinet détient et ce qu'il doit. Tant que cet écart n'est pas mesuré, tous les autres contrôles restent des vérifications de forme.
Que révèle l'analyse des comptes d'attente ?
Un compte d'attente sain se vide : les flux y transitent quelques jours, le temps d'être identifiés. Un compte d'attente qui grossit, ou dont les lignes ont plus de quelques semaines, signale une chaîne de traitement interrompue — encaissements non rattachés, virements sans référence, régularisations jamais terminées. L'ancienneté des lignes en dit plus que leur montant total.
Quels soldes sont anormaux par nature ?
Un compte propriétaire débiteur signifie que le cabinet a reversé plus qu'il n'a encaissé pour ce mandant : la situation est à régulariser, car elle revient à financer un bailleur avec les fonds d'autres mandants. Un locataire durablement créditeur, un dépôt de garantie sans bail correspondant ou un compte dormant sur mandat résilié appellent le même traitement.
Les huit contrôles à réaliser
- Concordance entre la balance générale mandants et le total des soldes bancaires mandants
- Rapprochement bancaire bouclé pour chaque compte et chaque mois
- Analyse des suspens bancaires par tranche d'ancienneté
- Justification ligne à ligne des comptes d'attente
- Recherche des comptes propriétaires débiteurs
- Contrôle des dépôts de garantie détenus face aux baux en cours
- Vérification de l'exigibilité des honoraires prélevés
- Revue des comptes dormants et des soldes sur mandats résiliés
Signaux d'alerte
- Un rapprochement bancaire en retard de plus d'un mois
- Un compte d'attente dont le solde augmente d'un exercice à l'autre
- Des redditions de comptes produites sous tableur plutôt que depuis le logiciel
- Des encaissements locataires affectés globalement plutôt qu'échéance par échéance
- Un écart de représentation des fonds jamais chiffré
Faire contrôler votre comptabilité mandants
Déposez votre balance générale mandants : le diagnostic initial est offert et vous repartez avec l'écart chiffré et les priorités de régularisation.