Quels documents fournir pour un audit GALIAN ?
Réponse courte
Le dossier repose sur six familles de pièces : la balance générale mandants à la date de pointe, les relevés de tous les comptes bancaires mandants à cette même date, les états de rapprochement bancaire, les grands livres propriétaires et locataires, le détail justifié des comptes d'attente, et l'attestation de pointe recalculée accompagnée d'une note expliquant les écarts subsistants.
Explication détaillée
Pourquoi toutes les pièces doivent porter la même date ?
Le contrôle compare ce que le cabinet détient à ce qu'il doit, à un instant précis. Si la balance est arrêtée au 31 décembre et les relevés au 15 janvier, la comparaison perd toute valeur démonstrative. La première exigence n'est donc pas le nombre de documents mais leur cohérence de date, sur l'ensemble des comptes mandants.
Les extractions doivent-elles venir du logiciel ?
Oui. Un document reconstitué sous tableur ne prouve rien puisqu'il est modifiable sans trace. Les extractions doivent provenir de votre outil de gestion, avec leur horodatage, et pouvoir être régénérées à l'identique. C'est aussi ce qui permet au contrôleur de vérifier par sondage une écriture précise sans repasser par vous.
Que joindre en plus des pièces comptables ?
Une note de synthèse qui présente le périmètre, la méthode de calcul de la pointe, les écarts résiduels et leur plan de résorption daté. Y ajouter la copie de la carte professionnelle en cours de validité et l'attestation de garantie souscrite évite des allers-retours. Un dossier qui anticipe les questions raccourcit sensiblement le contrôle.
Pièces à réunir
- Balance générale mandants à la date de pointe
- Relevés de chaque compte bancaire mandants à la même date
- États de rapprochement bancaire par compte et par période
- Grands livres propriétaires, locataires et tiers
- Détail justifié des comptes d'attente, ligne à ligne
- État des dépôts de garantie détenus, rapproché des baux en cours
- Attestation de pointe recalculée et comparée au plafond souscrit
- Carte professionnelle de gestion immobilière en cours de validité
- Note de synthèse : périmètre, méthode, écarts résiduels, calendrier
Erreurs fréquentes dans la constitution du dossier
- Mélanger des pièces arrêtées à des dates différentes
- Omettre un compte bancaire mandants secondaire
- Fournir un rapprochement sous tableur sans trace dans le logiciel
- Transmettre des comptes d'attente sans justification ligne à ligne
- Laisser le contrôleur découvrir un écart non annoncé
Faire vérifier votre dossier avant transmission
Nous contrôlons la cohérence des pièces, recalculons la pointe et rédigeons la note d'écarts résiduels remise au contrôleur.