Quelle différence entre compte propriétaire et compte locataire ?
Réponse courte
Le compte propriétaire retrace ce que le cabinet doit au bailleur : loyers encaissés, moins les honoraires, les travaux et les charges avancées. Le compte locataire retrace ce que le locataire doit ou a versé : appels de loyers et de charges, règlements, dépôt de garantie. L'un mesure une dette envers le mandant, l'autre une créance sur l'occupant.
Explication détaillée
Quel est le sens normal de chaque solde ?
Le compte propriétaire est normalement créditeur entre deux reversements : le cabinet détient des fonds qu'il doit au bailleur. Le compte locataire est normalement soldé après règlement de l'échéance, débiteur en cas d'impayé. Toute inversion durable de ce sens signale une anomalie de traitement plutôt qu'une simple particularité de dossier.
Pourquoi un propriétaire débiteur est-il une alerte ?
Parce que cela signifie que le cabinet a reversé au bailleur plus qu'il n'a encaissé pour lui : la différence est nécessairement financée par les fonds d'autres mandants. C'est exactement ce que le contrôle de caisse de garantie cherche à détecter, puisque la représentation des fonds n'est alors plus assurée dossier par dossier.
Où se rattache le dépôt de garantie ?
Il est détenu par le cabinet pour le compte du bailleur et reste dû au locataire à sa sortie, sous réserve des retenues justifiées. Il ne constitue donc ni un produit, ni une trésorerie disponible. Un dépôt de garantie comptabilisé sans bail correspondant, ou absent alors que le bail le prévoit, est une anomalie systématiquement relevée.
Contrôles à effectuer sur ces comptes
- Recherche des comptes propriétaires débiteurs et régularisation
- Analyse des locataires durablement créditeurs
- Concordance entre dépôts de garantie détenus et baux en cours
- Affectation des encaissements échéance par échéance, et non globalement
- Vérification de l'exigibilité des honoraires prélevés sur le compte propriétaire
- Revue des comptes restés actifs après résiliation du mandat ou départ du locataire
Confusions fréquentes
- Traiter le dépôt de garantie comme une trésorerie disponible
- Compenser un compte locataire débiteur par un autre dossier
- Reverser au bailleur un loyer non encaissé
- Affecter globalement un virement couvrant plusieurs échéances
Faire contrôler vos comptes mandants
Nous identifions les soldes anormaux, en expliquons l'origine et proposons un plan de régularisation hiérarchisé.