Comment préparer un audit GALIAN ?
Réponse courte
Préparer un audit GALIAN consiste à démontrer, à la date de pointe retenue, que les fonds détenus pour le compte des mandants sont intégralement représentés. Concrètement : boucler les rapprochements bancaires, apurer les comptes d'attente, régulariser les soldes propriétaires débiteurs, recalculer l'attestation de pointe, puis réunir les pièces dans un dossier unique accompagné d'une note expliquant les écarts résiduels.
Explication détaillée
Que vérifie réellement un contrôle de caisse de garantie ?
Le contrôle porte sur la capacité du cabinet à restituer à tout moment les fonds détenus pour le compte de ses mandants. Le contrôleur compare la trésorerie réellement disponible sur les comptes bancaires mandants au total des soldes créditeurs dus aux propriétaires, locataires et tiers, à la date de pointe retenue. Tout ce qui empêche cette comparaison d'être nette — compte d'attente non justifié, rapprochement inachevé, encaissement non affecté — devient un point d'examen.
Pourquoi commencer par la banque et non par la comptabilité ?
Une comptabilité peut être équilibrée et pourtant ne rien démontrer si elle n'est pas rapprochée de la banque. La reconstitution part donc des relevés : chaque ligne bancaire doit être rattachée à une écriture ou identifiée comme suspens daté. C'est seulement ensuite que la balance générale mandants devient un document opposable, et que le calcul de la pointe de trésorerie a un sens.
Que faire d'un écart qui ne peut pas être résorbé avant la date ?
Un écart documenté, chiffré, expliqué et assorti d'un plan de régularisation daté est traité très différemment d'un écart découvert par le contrôleur. Il faut donc l'identifier soi-même, en établir l'origine, mesurer son montant et formaliser le calendrier de résorption dans une note jointe au dossier plutôt que de le laisser apparaître à l'examen.
Points à vérifier avant le contrôle
- Rapprochements bancaires bouclés sur tous les comptes mandants, jusqu'au mois précédant la date de pointe
- Comptes d'attente soldés ou justifiés ligne à ligne, avec pièce à l'appui
- Aucun compte propriétaire débiteur non expliqué
- Encaissements locataires intégralement affectés
- Dépôts de garantie tracés et cohérents avec les baux en cours
- Honoraires de gestion prélevés uniquement après exigibilité
- Attestation de pointe recalculée et comparée au plafond de garantie souscrit
- Carte professionnelle de gestion immobilière (Carte G) en cours de validité
- Note d'écarts résiduels rédigée, avec plan d'action daté
Erreurs fréquentes
- Découvrir l'écart de représentation pendant le contrôle plutôt qu'avant
- Tenir les rapprochements bancaires sous tableur, sans trace dans le logiciel
- Utiliser le compte d'attente comme réceptacle permanent des flux non identifiés
- Reporter un solde d'attente d'un exercice sur l'autre sans le justifier
- Mélanger fonds propres du cabinet et fonds détenus pour compte de tiers
Préparer votre contrôle GALIAN
Si un contrôle est notifié ou attendu, nous auditons votre comptabilité mandants et remettons le dossier en état avant la date de pointe.