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Accès à votre environnement
Ouverture d'un accès distant à Vilogi avec les droits strictement utiles. Prise en main immédiate, sans temps d'apprentissage et sans interruption de la production.
Comptabilité mandants sur Vilogi : contrôle, apurement et formation
Imotopia intervient à distance dans votre environnement Vilogi pour contrôler la comptabilité mandants, apurer les comptes d'attente, remettre les rapprochements bancaires à jour et former vos équipes. Vilogi est utilisé par des cabinets de gestion et de syndic ; nos missions y couvrent le contrôle de la comptabilité mandants, l'apurement et la montée en compétence des équipes. Nous travaillons dans votre paramétrage existant : aucune migration, aucune reprise de données imposée.
Mis à jour le
Cadre de référenceGALIANSOCAFCEGCCarte GLoi Hoguet
Un logiciel bien paramétré ne suffit pas à produire une comptabilité mandants justifiable.
Ce qu'un contrôleur de caisse de garantie examine n'est pas votre outil, mais ce que vos écritures démontrent : concordance entre la balance générale mandants et les soldes bancaires, justification des comptes d'attente, ancienneté des suspens, absence de propriétaires débiteurs. Nous intervenons sur Vilogi avec cette grille de lecture, pas avec celle d'un support technique.
Comment se déroule notre intervention, étape par étape ?
Chaque mission suit un déroulé cadré et documenté : cadrage du périmètre, collecte des pièces, analyse, régularisation et restitution. Vous savez à chaque étape ce qui est fait, ce qui reste à faire et quelles pièces seront remises à l'auditeur ou à votre caisse de garantie.
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Extraction des états
Balance générale mandants, grands livres propriétaires et locataires, journaux de trésorerie, états de rapprochement : nous récupérons nous-mêmes les extractions.
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Diagnostic comptable
Écart de représentation des fonds, volume et ancienneté des comptes d'attente, mois non rapprochés, soldes anormaux. Le diagnostic initial est offert.
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Corrections dans l'outil
Les régularisations sont passées directement dans Vilogi, avec pièce justificative rattachée, plutôt que dans un tableau parallèle.
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Formation de l'équipe
Transmission des gestes qui évitent la récidive : affectation des encaissements, lettrage, bouclage du rapprochement, contrôles de fin de mois.
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Procédures écrites
Modes opératoires rédigés pour votre paramétrage, afin que la procédure survive au départ d'un collaborateur.
Quels sont les points de vigilance contrôlés ?
Notre intervention cible les 6 zones d'anomalies critiques redoutées par la caisse de garantie.
Concordance balance / banques
Écart entre le solde comptable mandants et la trésorerie réellement détenue.
Comptes d'attente
Volume, ancienneté et taux de justification des flux non identifiés.
Rapprochements bancaires
Périodes bouclées, périodes manquantes, suspens par tranche d'âge.
Soldes propriétaires débiteurs
Détection des situations débitrices côté bailleur et régularisation.
Dépôts de garantie
Concordance entre DG comptabilisés, DG détenus et baux en cours.
Reddition de comptes
Régularité et lisibilité des comptes rendus de gestion produits.
À lire dans l'actualité immobilière
Lire l'articleChecklist : les 12 points de contrôle à vérifier avant un audit de caisse de garantie
7 min · Audit & Conformité
Ce que nous faisons dans votre environnement
- Contrôle complet de la comptabilité mandants
- Apurement des comptes d'attente avec justification
- Remise à jour des rapprochements bancaires
- Préparation du dossier de contrôle de garantie financière
- Formation des gestionnaires et comptables mandants
- Rédaction des procédures internes
Situations fréquentes
- Retard de rapprochement bancaire de plusieurs mois
- Comptes d'attente reportés d'un exercice sur l'autre
- Portefeuille repris dont l'historique n'a jamais été apuré
- Équipe nouvellement arrivée sur l'outil
- Contrôle GALIAN, CEGC ou SOCAF notifié
Nos engagements
- Aucune migration ni changement d'outil imposé
- Intervention à distance, partout en France
- Diagnostic initial offert avant tout chiffrage
- Missions facturées au temps passé (TJM 450 € HT)
Questions fréquentes
Imotopia intervient-il directement dans Vilogi ?
Oui. Nous travaillons à distance dans votre propre environnement Vilogi, avec un accès aux droits utiles à la mission. Les corrections sont passées dans l'outil, avec leurs pièces justificatives, et non dans un tableur parallèle qu'il faudrait ensuite réintégrer.
Faut-il changer de logiciel pour assainir une comptabilité mandants ?
Non. Dans la quasi-totalité des dossiers, le problème vient des procédures et non de l'outil. Changer de logiciel pendant un retard comptable ajoute une reprise de balance aux difficultés existantes ; nous recommandons d'assainir d'abord, d'envisager un changement ensuite.
Peut-on combiner contrôle comptable et formation ?
C'est le format le plus fréquent. Le contrôle identifie les anomalies réelles, la formation transmet les gestes qui les évitent, et les procédures écrites figent le résultat. Traiter les anomalies sans former l'équipe conduit généralement à les retrouver l'exercice suivant.
Comment démarre une mission ?
Par un diagnostic offert à partir de votre balance générale mandants. Vous recevez l'écart chiffré et les priorités de régularisation avant tout engagement ; la mission n'est chiffrée qu'ensuite, au temps passé.
Faire contrôler votre comptabilité mandants sur Vilogi
Déposez votre balance générale mandants : nous vous renvoyons l'écart chiffré et les priorités de régularisation, sans engagement.