Balance âgée locataires : lire, analyser et relancer efficacement

La balance âgée ventile les soldes débiteurs des locataires par ancienneté : moins de 30 jours, 30 à 60 jours, 60 à 90 jours, plus de 90 jours.

Un solde récent est souvent un simple décalage d'encaissement ; un solde de plus de 90 jours est un risque avéré qui doit être provisionné.

Premier réflexe : écarter les faux impayés. Encaissements non affectés, avoirs non émis ou quittances mal lettrées gonflent artificiellement les soldes.

Classez chaque solde en trois catégories : anomalie comptable à corriger, impayé en cours de règlement amiable, impayé contentieux.

Pour les anomalies comptables, la correction passe par l'affectation des encaissements et le lettrage des comptes, pas par une relance.

Pour les vrais impayés, priorisez par montant et par ancienneté : un dossier à 90 jours engage la responsabilité de gestion du mandataire.

Étape 1 : relance amiable écrite sous 8 jours, avec le détail du décompte et les moyens de règlement.

Étape 2 : mise en demeure avec accusé de réception à 30 jours, en informant le mandant propriétaire.

Étape 3 : transmission au contentieux ou à l'assurance loyers impayés à 60 jours, selon les garanties du bail.

Chaque étape doit être datée et archivée dans le dossier locataire : c'est la preuve de diligence que réclament les mandants et que vérifient les auditeurs.